(趣旨)

第1条　この訓令は、本市における文書をマイクロフィルムに撮影し、そのマイクロフィルム文書を原文書と同様に取り扱うことについて、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(撮影する文書の範囲)

第3条　マイクロフィルムに撮影する文書は、次に掲げる文書のうち総務課長が必要と認めるものとする。

(マイクロフィルム文書に関する事務)

第4条　マイクロフィルム文書に関する事務は、総務課において行う。ただし、総務課長が特に必要があると認めたときは、主務課において行うことができる。

(マイクロフィルム文書の撮影)

第5条　総務課長又は前条第1項に規定する主務課の長(以下「総務課長等」という。)は、文書をマイクロフィルムに撮影しようとするときは、当該文書にマイクロフィルム文書撮影指示書(様式第1号。以下「指示書」という。)を添付して、撮影者に撮影を指示するものとする。

(マイクロフィルム文書の検収)

第6条　総務課長等は、撮影者から原文書、マイクロフィルム文書、マイクロフィルム文書撮影証明書(様式第2号)、納品書その他必要な書類等の引渡しを受けたときは、撮影の結果を検査し、収納しなければならない。

(マイクロフィルム文書証明者)

第7条　マイクロフィルム文書の証明事務を掌理させるため、マイクロフィルム文書証明者(以下「文書証明者」という。)を置く。

(証明)

第8条　文書証明者は、原文書が存在すること及びマイクロフィルム文書が原文書と符合することを確認したときは、マイクロフィルム文書証明書(様式第4号)に記名押印し、マイクロフィルム文書証明書をマイクロフィルムに撮影をして、マイクロフィルムの末尾に接合するものとする。

(マイクロフィルム文書の保存等)

第9条　マイクロフィルム文書は、情報推進課長等が指定する場所において適正に保存しなければならない。

(定期検査)

第10条　総務課長等は、次に掲げる時期にマイクロフィルム文書の保存文書について検査を行わなければならない。

(再撮影及び再製等)

第11条　前条第3項の規定により原文書を再撮影するときは、総務課長等は、原文書に指示書を添付し、撮影者に再撮影を指示するものとする。

(貸出等の禁止)

第12条　マイクロフィルム文書の複写及び貸出は行わない。ただし、総務課長等が特に必要と認めたときは、この限りでない。

(原文書の廃棄)

第13条　総務課長等は、マイクロフィルム文書が第10条第1項第1号の規定による検査に合格したときは、文書取扱規程第39条の規定にかかわらず、原文書を廃棄するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当する原文書については、この限りでない。

(マイクロフィルム文書の廃棄)

第14条　桶川市文書取扱規程第39条の規定は、マイクロフィルム文書の廃棄について準用する。

(その他)

第15条　この訓令に定めるもののほか、マイクロフイルム文書の作成及び取扱いについて必要な事項は、市長が別に定める。