2　文書は、公文書の公開に伴い、市民の利用に役立つように適切に管理しておかなければならない。

3　文書は、個人情報の保護に留意して適切に管理しておかなければならない。

2　文書公開審査員は、課の長の職にある者をもつて充てる。

2　文書主任は、課の長が指定する者をもつて充てる。

2　ファイル責任者は、課内の事務に精通している者のうちから主務課長が選任する。

3　ファイル責任者は、ファイリング・システムの維持管理について文書主任を補佐する。

2　2以上の課に関係のある文書は、その関係の最も深い課に配布するものとし、配布すべき課が明らかでないときは、総務課長が定めるものとする。

3　郵便等の受領に係る料金の未払又は不足の文書がある場合は、総務課長が適当であると認めたときに限り、その未払又は不足の料金を支払って収受するものとする。

2　刊行物、ポスターその他これに類する文書は、前項に規定する収受印の押印を省略することができる。

2　供覧は、様式第4号の供覧用紙を添えて行うものとする。

2　主務課において受信した電子文書については、その内容を速やかに出力し、紙に記録するものとする。

3　前項の規定により紙に出力した文書は、配布され、又は到達した文書とみなし、第11条及び前2条の処理を行うものとする。

4　受信した電子文書の内容が軽易であると主務課長が認めるときは、前2項に規定する文書の処理を省略することができる。

2　公文例規程第2条第3号に規定する令達文書のうち通達及び指令を起案するときは、前項の文書記号の前に、通達にあつては「通達」を、指令にあつては「指令」を付するものとする。

2　文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じ、当該文書に担当者の課名、氏名、電話番号及び電子メールアドレスを記載するものとする。

2　起案文書の内容について重大な修正をしたときは、修正者は、修正箇所に自己が修正した旨の表示をしなければならない。

2　合議は、同一部内の他の課の事務に関係するものにあつては主務課長、他の室又は他の部の事務に関係するものにあつては室長又は主務部長(決裁権者が主務課長であるものにあつては当該主務課長)を経て行うものとする。

3　合議を受けた者が合議事項に異議がある場合は、主務部長又は主務課長と協議して調整するものとし、調整が整わないときは、意見を付しておくものとする。

2　起案文書の内容が秘密を要するもの、急を要するもの又は重要で異例なものは、主務課長その他の責任者が持ち回り、回議又は合議しなければならない。

3　起案文書について回議又は合議の結果、重大な修正が行われたとき、又は廃案となつたときは、主務課長は、当該回議又は合議を行つた者にその旨通知するものとする。

2　文書主任は、起案文書の審査に当たつては、公文例規程及び第15条から第18条までの規定に基づき審査し、起案者に対して必要な指示を与え、又は当該起案文書を修正することができる。

2　文書公開審査員は、別に定める審査の基準に基づき審査し、起案者に対して必要な指示を与え、又は当該起案文書を修正することができる。

2　文書を発送しようとするときは、封筒に入れ、発送予定日の午前10時までに、様式第6号の発送文書差出票2部を添えて総務課に提出しなければならない。ただし、総務課長が別に認めた場合にあつては、この限りでない。

3　前項の規定により、総務課において、発送文書差出票により文書の提出を受けたときは、その文書に係る発送文書差出票1部に様式第7号の発送印を押印して当該発送文書差出票を返却するものとする。

2　前項の規定により文書を発送する場合(ファクシミリにより発送する場合を除く。)には、当該文書に電子署名を付し、又はこれに類する措置を講ずるものとする。ただし、第26条ただし書に該当する文書については、この限りでない。

3　前項に規定する電子署名の名義は、桶川市権限者とする。

2　文書主任は、毎年4月15日までに確定したファイル基準表を2部作成し、1部を総務課長に提出するものとする。

2　完結文書は、会計年度ごとに区分し、整理するものとする。ただし、会計年度ごとに区分することが適当でないものは、暦年ごとに区分するものとする。

3　未完結文書は、懸案フオルダーに収納し、整理及び保管するものとする。

2　文書の保存年限は、別表第2に定める基準に基づき主務課長が定めるものとする。

2　次条第4項に規定する文書の保存年限は、移換えをした日の属する年度の翌年度の初日から起算する。

2　主務課長は、前項の引継ぎを行おうとするときは、個別フオルダーごと保存年限別に区分し、当該保存年限に応じて文書保存箱に収納するものとする。

3　文書の移換えは、前2項の引継ぎが完了後直ちに行うものとする。

4　年度にかかわりなく使用する文書及び一定の期間継続する事業に係る文書で、単年度で区分することが適当でない文書については、移換えを行わないで現年度の扱いをする。

2　貸出しの期間は、3日以内とする。ただし、総務課長が必要と認める場合は、この限りでない。

2　総務課長は、第33条に規定する11年以上保存の文書について、当該文書の保存年限の起算日から10年ごとに主務課長と協議の上、保存の適否を決定するものとする。

1　この訓令は、公布の日から施行する。ただし、第10条、第11条及び第28条の規定は、昭和63年4月1日から施行する。

2　前項ただし書の規定に相当する文書の収受及び発送の手続については、昭和63年3月31日まで、なお従前の例による。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成元年4月1日から施行する。

この訓令は、平成2年5月1日から施行する。

この訓令は、平成3年6月1日から施行する。

この訓令は、平成4年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成5年10月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令施行の際、この訓令による改正前の各訓令に定める様式に基づき、既に印刷済みの用紙については、当分の間、使用することができる。

3　前項の場合において、この訓令の規定により押印欄を廃止されたものについては、押印を省略することができる。

この訓令は、平成6年4月1日から施行する。

この訓令は、平成7年4月1日から施行する。

この訓令は、平成8年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成9年4月1日から施行する。

この訓令は、平成9年5月1日から施行する。

1　この規程は、平成10年4月1日から施行する。

2　この訓令施行の際、この訓令による改正前の各訓令に定める様式に基づき、既に印刷済みの用紙については、当分の間、使用することができる。

この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

1　この訓令は、平成13年10月1日から施行する。

2　この訓令施行の際、この訓令による改正前の各訓令に定める様式に基づき、既に印刷済みの用紙については、当分の間、使用することができる。

この訓令は、平成15年4月1日から施行する。

この訓令は、平成15年10月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成17年7月1日から施行する。

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

1　この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

2　この訓令の施行の際、この訓令による改正前の桶川市文書取扱規程に定める様式に基づき、既に印刷済みの用紙については、当分の間、使用することができる。

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

1　この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

1　この訓令は、公布の日から施行する。

2　この訓令の施行の際、この訓令による改正前の桶川市文書取扱規程に定める様式に基づき、既に印刷済みの用紙については、当分の間、使用することができる。

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

1　この訓令は、平成26年1月31日から施行する。

2　改正後の桶川市文書管理規程の規定は、この訓令の施行の日以後に文書を収受し、又は起案するものについて適用し、同日前に文書を収受し、又は起案したものについては、なお従前の例による。

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

この訓令は、平成26年11月19日から施行する。ただし、第1条の規定は、同月4日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。